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Mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung machen Sie auch komplexe Vorgänge überschaubar und bearbeitbar. Was fast noch wichtiger ist: Auch an Kollegen, Auszubildende oder andere Personen können Sie solche Aufgaben damit problemlos übergeben. Gerade in stressigen Phasen sorgen Sie so für echte Entlastung und delegieren auch aufwendige Tätigkeiten. Entscheidend ist dabei, dass die Arbeitsanweisung wirklich vollständig, umfassend und eindeutig ist, damit der Vorgang von allen Mitarbeitern und Kollegen einwandfrei bearbeitet werden kann.

Was ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung genau?

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erinnert in der Erstellung und im Aufbau an eine Checkliste. Auch hierin sind in chronologischer Reihenfolge diejenigen Schritte aufgeführt, die zum Erfolg führen. Allerdings ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung viel umfangreicher. Hier sind alle notwendigen Punkte aufgeführt. Das gilt auch für diejenigen Schritte, die Ihnen schon in Fleisch und Blut übergegangen, für die Sie weder eine Erinnnerung noch eine Anweisung benötigen.

In einer Checkliste hingegen führen Sie nur den Vollzug von Teilschritten auf, vor allem, wenn diese für das Ergebnis des Gesamtfortschritts entscheidend sind oder Sie sie schnell einmal vergessen. Aber selbst dann schreiben Sie „Verteiler aktualisiert“ in Ihre Checklisten, nicht aber, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, damit der Verteiler tatsächlich rechtzeitig auf dem aktuellen Stand ist.

Eine Checkliste erstellen und optimieren Sie eher für den Gebrauch durch eine erfahrene Person, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dagegen eher für jemanden, der den Vorgang erstmalig oder nur sehr selten durchführt. Diesen Unterschied im Hinterkopf zu behalten ist wichtig. Denn bei einer Schritt-für-Schritt-Anleitung überlegen Sie immer, was Sie wie detailliert beschreiben müssen, damit der Nutzer den jeweiligen Arbeitsschritt selbst und ohne weitere Nachfragen erledigen kann.

Wann brauchen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung?

Da eine Schritt-für-Schritt-Anleitung exakt das Vorgehen wiedergibt, jeden Teilschritt aufnimmt und möglicherweise detailliert beschreibt, ist es recht aufwendig, sie zu erstellen. Überlegen Sie sich daher genau, in welchen Fällen es sinnvoll ist, diesen Aufwand zu betreiben. Oft kommt dieses Instrument zum Einsatz, wenn:

  • der Vorgang aus vielen, sehr detaillierten Teilschritten besteht, bei denen regelmäßig einzelne Punkte vergessen oder übersehen werden,
  • es sich um einen Sachverhalt handelt, bei dem Fehler teure Auswirkungen hat, weil das Ergebnis dann nicht brauchbar ist oder die Fehlerbehebung viel Mühe bereitet,
  • es sich um häufige Vorgänge handelt, die Sie gern abgeben würden,
  • es sich um seltene Vorgänge handelt, bei denen Sie selbst sich nicht immer sicher sind, wie das denn genau ablief,
  • oder viele verschiedene wechselnde Personen diese Tätigkeit ausführen, die aus Zeitgründen nicht immer neu komplett eingearbeitet werden sollen.

So erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Um zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu kommen, gilt es, jeden Teilschritt eines Vorgehens festzuhalten und genau zu beschreiben. Was genau passiert gerade? Worauf ist in diesem Moment zu achten? Wo liegen typische Fallen? Wie sieht das Ergebnis aus, wenn alles richtig gelaufen ist? Und wie, wenn etwas falsch lief?

Am einfachsten ist es, wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dann parallel erstellen, wenn Sie die jeweilige Tätigkeit ohnehin vornehmen. Dann schreiben Sie einfach auf, was Sie gerade tun, ergänzen die Details und weisen auf mögliche Fallen hin. Erst dann geht es weiter zum nächsten Teilschritt. Arbeiten Sie hier gründlich, um zu verhindern, dass Sie etwas vergessen. Wenn Sie die Tätigkeit später einmal abgeben wollen, wird sich Ihr Kollege genau an das halten, was in Ihrem Skript steht. Fehlen Punkte oder sind sie nur unvollständig aufgeführt, wird er zu keinem guten Ergebnis kommen.

Tipp: Wenn Sie mit Ihrer Schritt-für-Schritt-Anleitung fertig sind, bitten Sie einmal eine Kollegin darum, den Vorgang zu bearbeiten, während Sie sich danebensetzen und sie dabei beobachten. Aus den Fragen und Anmerkungen können Sie leicht erkennen, an welchen Stellen Sie noch nachbessern müssen.

Was alles in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung gehört

Klar, in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung gehört die Auflistung aller Tätigkeiten, die notwendig sind, um eine Aufgabe erfolgreich zu beenden. Seien Sie kreativ, wenn es darum geht, hier die Informationen zu vermitteln:

  • Beschreiben Sie exakt, in welcher Reihenfolge Dinge abzulaufen haben, wenn dies entscheidend ist. Heben Sie diese Information auch noch einmal deutlich hervor, etwa durch farbige oder große Schrift, Markierung der Nummerierung und Kennzeichnung derjenigen Punkte, die besonders oft für Schwierigkeiten sorgen, beispielsweise:

Diese Reihenfolge muss unbedingt eingehalten werden:

1. Adressdatei aus XX exportieren

2. Neue Daten über YY ergänzen

3. Validierung starten

4. Abspeichern der validierten Daten unter dem aktuellen Datum im Ordner ZZ unter dem Namen NN

5. Adressdatei wieder in XX importieren

  • Ergänzen Sie Ihre Auflistung durch Screenshots der Eingabemasken (so erstellen Sie ganz einfach Screenshot mithilfe des ASOS Stiefel Wildleder braunem Imitat aus Chelsea bronze OxO0qUaFn). Kennzeichnen Sie darin mit einem Bildbearbeitungsprogramm, worauf besonders zu achten ist: Wo muss ein Häkchen gesetzt werden? Wo darf keines stehen? Arbeiten Sie mit farbigen Pfeilen, Kreisen und Textfeldern in den Abbildungen, um Eindeutigkeit zu schaffen. Bei Vorgängen, die sich nicht am Computer abspielen, können Sie Fotos machen, bearbeiten und beifügen. Stellen Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung elektronisch zur Verfügung, können Sie auch ein Video einbinden.
  • Beschreiben Sie nicht nur, welche Schritte notwendig sind, sondern auch, wie nach den Teilschritten die Zwischenergebnisse aussehen. So fallen Fehler früher auf und können mit geringerem Aufwand wieder behoben werden.
  • Nehmen Sie alle weiteren Informationen auf, die für die Bearbeitung wichtig sind:
    • Wie lange dauert der Vorgang ungefähr, inklusive Wartezeiten?
    • Bei regelmäßigen Tätigkeiten: Wann stehen die Termine an?
    • Wer ist am Vorgang noch beteiligt, wer muss informiert werden?
    • Wer kann in Notfällen weiterhelfen, wenn gar nichts mehr geht?

Tipp: Erstellen Sie eine kleine Checkliste mit allen Arbeitsschritten, die Sie als Kopier- oder Druckvorlage der Schritt-für-Schritt-Anleitung beilegen.

So verteilen Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie den Aufwand schon einmal betrieben haben, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Kollegen mit Ihrer Anleitung auch arbeiten. Eine Anleitung, die nur in Ihrem Ordner liegt, hilft niemanden.Verteilen Sie sie also großzügig.

  • Laminieren Sie sie und hängen Sie sie an neuralgischen Punkten auf, etwa bei der Frankiermaschine, wenn es darum geht, wie das Porto und der Aufstempler verändert werden.
  • Speichern Sie elektronische Dateien in dem Ordner ab, in dem auch alle Daten liegen, die für den Vorgang benötigt werden.
  • Nutzen Sie auch das Intranet oder ein internes Wiki, um sie zugänglich zu machen.
  • Geben Sie die Daten aktiv weiter, wenn Sie die Aufgabe delegieren, durchaus auch als Ausdruck. So reduzieren Sie die Anzahl von Rückfragen deutlich.
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